Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя.
Регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции.
Прием телефонных звонков.
Фиксирование и передача служебной информации руководителю.
Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
Ведение деловой электронной переписки.
Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Составление писем, запросов и других документов.
Отправка / получение корреспонденции на Почте России и курьерскими сервисными службами.
Контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Обеспечение необходимыми канцелярскими принадлежностями.
Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, сохранность и сдача в архив.
Организация приема посетителей.
Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений работников.
Организация командировок руководителя: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
Выполнение функций hr-специалиста.
Контроль и учёт договоров с контрагентами.
Выполнение отдельных служебных поручений.
Работа с офисной оргтехникой.
февраль 2017 – февраль 2018
1 год и 1 месяц
Помощник руководителя
ФГУП "Спбо Гипронии", Санкт-Петербург
Деятельность в области архитектуры
Обязанности:
Регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции.
Прием телефонных звонков.
Фиксирование и передача служебной информации руководителю.
Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Обеспечение необходимыми канцелярскими принадлежностями.
Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, сохранность и сдача в архив.
Организация командировок руководителя: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
Выполнение отдельных служебных поручений.
январь 2014 – март 2016
2 года и 3 месяца
Помощник руководителя
Адвокатская коллегия «Алиби», Санкт-Петербург
Обязанности:
• Прием и распределение входящих телефонных звонков (мини-АТС);
• Делопроизводство, документооборот, работа с первичной документацией;
• Регистрация и распределение входящей, исходящей корреспонденции;
• Тайм-менеджмент рабочего дня руководителя;
• Формирование и ведение архива;
• Координация работы сотрудников;
• Заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц;
• Взаимодействие с бухгалтером;
• Работа с оргтехникой;
• Выполнение личных поручений руководителя;
• Поддержание жизнеобеспечения офиса: заказ воды и канцелярии, решение административно-хозяйственных вопросов
август 2013 – январь 2014
6 месяцев
Секретарь Заместителя Управляющего по экономике и финансам
Филиал ООО «ЛСР. Управляющая компания» - «Стеновые материалы Северо-Запад», Отрадное
Обязанности:
• Тайм-менеджмент рабочего дня руководителя (календарь Outlook);
• Прием посетителей;
• Прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС);
• Подготовка совещаний (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
• Своевременная передача документации работникам филиала и отслеживание сроков исполнения (Outlook, Docsvision);
• Составление и рассылка материалов внутреннего и внешнего документооборота (приказы, распоряжения, запросы, письма и др. документы);
• Обеспечение сохранности служебной документации;
• Заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление визовых документов через фирму-посредника;
• Составление плана-графика реорганизации компании в системе Project;
• Организация обслуживания переговорной комнаты (взаимодействие с it-службой);
• Редкие случаи протоколирования совещаний (как правило, начальники служб и отделов ответственные за тему обсуждения, сами подготавливали соответствующие документы);
• Подготовка экскурсий по производству для фирм-посредников;
• Оформление корпоративных сим-карт для сотрудников;
• Координация личного водителя руководителя (график поездок);
• Организация подарков для сотрудников и важных гостей;
• Работа с оргтехникой (сканирование, копирование, факс);
• Быстрый поиск необходимой информации;
• Чай, кофе; личные поручения руководителя.
ноябрь 2011 – октябрь 2012
1 год
Секретарь руководителя, Диспетчер АДС (аварийно-диспетчерская служба)
ОАО «РЭУ» филиал « Санкт-Петербургский» Выборгский ЭРТ, Выборг
Обязанности:
• Прием посетителей;
• Прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС);
• Организация приема и регистрации входящей, исходящей документации;
• Своевременная передача документации для исполнения работниками филиала;
• Своевременная отправка исходящей корреспонденции по месту назначения;
• Рассылка материалов внутреннего документооборота (приказы, распоряжения и др.);
• Обеспечение сохранности служебной документации;
• Работа с оргтехникой;
• Быстрый поиск необходимой информации;
• Чай, кофе; личные поручения руководителя;
• Ведение оперативной работы при аварийных ситуациях;
• Взаимодействие с диспетчерскими службами города;
• Формирование и ведение отчетов подразделения;
• Составление документов: заявки, акты списания ТМЦ, дефектные ведомости, аварийные акты и др.
ноябрь 2010 – апрель 2011
6 месяцев
Продавец-консультант
ИП Виткус «NUGA BEST», Выборг
Обязанности:
• Прием и регистрация посетителей;
• Помощь в выборе товаров, консультирование покупателей по вопросам назначения, свойств, качества товаров, о правилах ухода за товарами, о ценах, новых и сопутствующих товаров;
• Подсчет стоимости покупки, выдача чека, упаковка;
• Прием заявки и пожелания покупателей на товар, отсутствующий в отделе;
• Работа с оргтехникой, обеспечение жизни деятельности офиса канцтоварами и расходными материалами к оргтехнике, заказ воды в офис.
ноябрь 2006 – май 2010
3 года и 7 месяцев
Машинистка тыла
Войсковая часть 71435, Южно-Курильск
Обязанности:
• Прием и распределение телефонных звонков;
• Делопроизводство;
• Сканирование документов, обработка входящей электронной почты, электронного факса и распределение по внутренней почте (ВАТ) принятых материалов для сотрудников.
Образование
Неполное высшее образование
Заочная
2009
Современная гуманитарная академия
Факультет: Психология
Специальность: Психология
Знания и навыки
Профессиональные навыки:
• Английский язык – базовый.
• ПК - опытный пользователь: Word, Excel, Outlook, Lync, Skype, It-work, Project, Docsvision, Photoshop, справочно-информационные программы, Internet.
• Знание оргтехники (мини-АТС, ксерокс, факс, принтер, сканер).
Дополнительные сведения:
• Знание делового этикета, правил делового общения, ведения телефонных переговоров;
• Владение грамотной речью и письмом;
• Соответствующий профессиональный имидж;
• Дипломатичность, умение проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах;
• Доброжелательность;
• Внимательность;
• Коммуникабельность;
• Быстрая обучаемость;
• Ответственность;
• Аккуратность;
• Постоянное саморазвитие;
• Позитивное отношение к жизни;
• Без вредных привычек.