Помощник руководителя, секретарь, офис-менеджер

Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя. Регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции. Прием телефонных звонков. Фиксирование и передача служебной информации руководителю. Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). Ведение деловой электронной переписки. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Составление писем, запросов и других документов. Отправка / получение корреспонденции на Почте России и курьерскими сервисными службами. Контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Обеспечение необходимыми канцелярскими принадлежностями. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, сохранность и сдача в архив. Организация приема посетителей. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений работников. Организация командировок руководителя: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц. Выполнение функций hr-специалиста. Контроль и учёт договоров с контрагентами. Выполнение отдельных служебных поручений. Работа с офисной оргтехникой.

Регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции. Прием телефонных звонков. Фиксирование и передача служебной информации руководителю. Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Обеспечение необходимыми канцелярскими принадлежностями. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, сохранность и сдача в архив. Организация командировок руководителя: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц. Выполнение отдельных служебных поручений.

• Прием и распределение входящих телефонных звонков (мини-АТС); • Делопроизводство, документооборот, работа с первичной документацией; • Регистрация и распределение входящей, исходящей корреспонденции; • Тайм-менеджмент рабочего дня руководителя; • Формирование и ведение архива; • Координация работы сотрудников; • Заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц; • Взаимодействие с бухгалтером; • Работа с оргтехникой; • Выполнение личных поручений руководителя; • Поддержание жизнеобеспечения офиса: заказ воды и канцелярии, решение административно-хозяйственных вопросов

• Тайм-менеджмент рабочего дня руководителя (календарь Outlook); • Прием посетителей; • Прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС); • Подготовка совещаний (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); • Своевременная передача документации работникам филиала и отслеживание сроков исполнения (Outlook, Docsvision); • Составление и рассылка материалов внутреннего и внешнего документооборота (приказы, распоряжения, запросы, письма и др. документы); • Обеспечение сохранности служебной документации; • Заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление визовых документов через фирму-посредника; • Составление плана-графика реорганизации компании в системе Project; • Организация обслуживания переговорной комнаты (взаимодействие с it-службой); • Редкие случаи протоколирования совещаний (как правило, начальники служб и отделов ответственные за тему обсуждения, сами подготавливали соответствующие документы); • Подготовка экскурсий по производству для фирм-посредников; • Оформление корпоративных сим-карт для сотрудников; • Координация личного водителя руководителя (график поездок); • Организация подарков для сотрудников и важных гостей; • Работа с оргтехникой (сканирование, копирование, факс); • Быстрый поиск необходимой информации; • Чай, кофе; личные поручения руководителя.

• Прием посетителей; • Прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС); • Организация приема и регистрации входящей, исходящей документации; • Своевременная передача документации для исполнения работниками филиала; • Своевременная отправка исходящей корреспонденции по месту назначения; • Рассылка материалов внутреннего документооборота (приказы, распоряжения и др.); • Обеспечение сохранности служебной документации; • Работа с оргтехникой; • Быстрый поиск необходимой информации; • Чай, кофе; личные поручения руководителя; • Ведение оперативной работы при аварийных ситуациях; • Взаимодействие с диспетчерскими службами города; • Формирование и ведение отчетов подразделения; • Составление документов: заявки, акты списания ТМЦ, дефектные ведомости, аварийные акты и др.

• Прием и регистрация посетителей; • Помощь в выборе товаров, консультирование покупателей по вопросам назначения, свойств, качества товаров, о правилах ухода за товарами, о ценах, новых и сопутствующих товаров; • Подсчет стоимости покупки, выдача чека, упаковка; • Прием заявки и пожелания покупателей на товар, отсутствующий в отделе; • Работа с оргтехникой, обеспечение жизни деятельности офиса канцтоварами и расходными материалами к оргтехнике, заказ воды в офис.

• Прием и распределение телефонных звонков; • Делопроизводство; • Сканирование документов, обработка входящей электронной почты, электронного факса и распределение по внутренней почте (ВАТ) принятых материалов для сотрудников.